An heeft als zelfstandige HR-specialist enkele jaren geleden voor VIA FERRATA een herstructureringstraject begeleid bij een bedrijf in de dienstverlenende sector.

“Een herstructurering is niet iets wat je plant of wat je preventief doorvoert. Vaak worden de negatieve signalen niet onmiddellijk herkend of wordt de beslissing om te herstructureren zo lang mogelijk uitgesteld, omdat men hoopt het tij nog te kunnen keren,” aldus An Lavrysen. “De knoop doorhakken, is meestal het begin van een zware en intensieve periode.”

We laten u even een blik werpen achter de schermen van een herstructureringstraject: hoe begint u eraan, binnen welke lijnen mag u kleuren, welke hindernissen komen er op uw pad en hoe zorgt u ervoor dat het bedrijf er sterker uit komt?

Complex en intens

“Een herstructurering is een bijzonder complex gegeven. De wetgeving daaromtrent is uitgebreid en evolueert ook voortdurend. Van een externe HR-specialist wordt verwacht dat je op de hoogte bent van alle juridische richtlijnen en te volgen procedures. Daarnaast is een herstructureringsproces ook erg intens omwille van de tijdsdruk. De situatie mag voor het bedrijf niet nodeloos lang aanslepen. Tenslotte is het voor directie, management en HR-medewerkers meestal totaal onbekend terrein en bovendien blijft het dagelijkse werk verder gaan.”

Betrokkenheid behouden

“Een goed en helder uitgelegd toekomstplan voor de onderneming is essentieel. Dat moet ervoor zorgen dat de medewerkers in het bedrijf niet afhaken.
In het bijzonder de medewerkers waarmee je rechtstreeks samenwerkt, moeten betrokken blijven bij het traject. Je bent immers afhankelijk van hen om input en informatie te verzamelen die noodzakelijk is om de juiste beslissingen te nemen. Als extern HR-partner maak je analyses waardoor je een ander licht kan werpen op zaken, maar het is uiteindelijk de bedrijfsleiding die de beslissingen neemt.
Je moet ervoor zorgen dat je niet beschouwd wordt als een ‘buitenstaander’, die enkel de gewoonten probeert te doorbreken, want dan kan terughoudendheid of zelfs weerstand ontstaan. . Je moet tonen dat je een ‘bondgenoot’ bent. Als ze begrijpen dat zij uiteindelijk baat hebben bij een vlot procesverloop, dan ben je op de goede weg.”

Goede communicatie is essentieel

“Een herstructurering houdt onvermijdelijk in dat er mensen moeten afvloeien. Wie diegenen zijn, is onder andere afhankelijk van de toekomststrategie van het bedrijf. Waar wil men naartoe en welke competenties zijn daarvoor nodig? Dat plaatje wordt vervolgens ingevuld met de beschikbare profielen of met de mensen die naar een bepaald profiel kunnen toegroeien.
Er gaan de nodige onderhandelingen aan vooraf, onder andere met de vakbonden, voordat er definitieve beslissingen genomen kunnen worden. Als de bedrijfsleiding zelf de onderhandelingen voert, stuurt ze een sterk signaal uit. De externe HR-specialist is hier meer op de achtergrond en ondersteunend aanwezig. Hij kan erover waken dat respectvol met alle betrokken partijen wordt omgegaan om het beoogde doel te bereiken.
Aan degenen die uiteindelijk niet aan boord kunnen blijven, moet op een menselijke en respectvolle manier de nodige uitleg verschaft worden. Het is zelfs voor een ‘buitenstaander’ niet evident om die boodschap te brengen zonder emotioneel betrokken te geraken Het gaat vaak om een heleboel gesprekken op een korte tijd. Daarbij is het de kunst om in elk gesprek oog te hebben voor de eigen situatie van elke persoon.Toch is het misschien een nog grotere uitdaging om degenen die hun job kunnen behouden opnieuw te enthousiasmeren en te motiveren met een opbouwend verhaal. Want zij zullen de veranderingen op de werkvloer ervaren en het bedrijf heeft er alle belang bij om zo snel mogelijk terug op de juiste koers te komen. Bovendien maken zij ook een rouwproces door rond collega’s die ze verliezen.
Zowel naar degenen die aan boord blijven als naar degenen die het bedrijf verlaten, moet de directie tijdens het hele traject inzetten op goede en heldere communicatie om zoveel mogelijk onrust weg te nemen.”

De meerwaarde van een externe HR-specialist

Omwille van de extra workload en de intensiteit die een herstructurering met zich meebrengt, is het inschakelen van een externe HR-specialist geen overbodige luxe. Maar er zijn nog andere aspecten die een rol spelen:

• Het bedrijf haalt zeer gespecialiseerde juridische kennis en expertise in huis, die onmisbaar zijn om het traject zo vlot mogelijk te laten verlopen.
• De externe HR-specialist heeft geen emotionele banden met het bedrijf en kan de zaken op een objectieve manier bekijken en benaderen.
• De HR-specialist brengt niet alleen theoretische kennis in het bedrijf. De ervaring die hij of zij opgedaan heeft in andere, vergelijkbare projecten, is zo mogelijk nog waardevoller.
• Vaak wordt aan het einde van de rit vastgesteld dat medewerkers in het bedrijf en in het bijzonder de HR-medewerkers zelf er ook sterker uitkomen. Zo’n traject is voor hen bijzonder leerrijk en ze krijgen een andere kijk op het geheel. Ze worden als het ware naar een hoger niveau getild. En dat is misschien nog de belangrijkste meerwaarde voor de toekomst van het bedrijf.